Questo articolo spiega come impostare un reporting finanziario completo di Stato Patrimoniale, Conto Economico e Flusso di cassa partendo da una semplice estrazione dall'ERP. I file di esempio, dove non esplicitamente specificato, si trovano nell'area download.

Il caso - tratto da un'esperienza reale - è relativo a Op Hop Spa, una società posseduta da un Gruppo multinazionale inglese operante nel settore delle Telecomunicazioni. Op Hop si occupa di acquisto e rivendita di Hardware, Software e servizi di assistenza. La società ha delle partecipazioni strategiche in alcune società minori che, con frequenza trimestrale, spediscono la loro situazione contabile. Da qualche anno è stato implementato Sap come Erp attivando i moduli CO, FI e SD.

Op Hop è quotata presso la Borsa Valori Italiana e per questo motivo ha l’esigenza di produrre annualmente un documento di bilancio conforme e certificato rispetto ai principi contabili italiani. In aggiunta a questo, il gruppo di riferimento chiede un Reporting mensile molto accurato che evidenzi l’andamento della gestione sia sotto il profilo economico che patrimoniale e finanziario. Nell’esempio utilizzeremo un’estrazione standard di Sap per raggruppare le Voci di Costo e produrre un Conto Economico e uno Stato Patrimoniale preliminare. Questi documenti verranno utilizzati poi come base per un’altra cartella che costituirà il Reporting Pack.

Iniziamo con il primo file che si chiama Esempio Estrazione Dati e serve per ordinare e organizzare i dati prelevati da Sap. In questo file vi sono 5 fogli:

• Row: contiene i dati grezzi estratti dal sistema informativo. È possibile notare che i dati ripercorrono lo schema concettuale del Bilancio IV Direttiva CEE
• Pdc: è il Piano dei Conti già stato illustrato nell’esempio sull’analisi degli accantonamenti. In questo caso, le verifiche sono molto più accurate
• Cons: è il foglio principale e serve per lavorare i dati grezzi estratti dal sistema informativo
• P&L, BS: è il foglio che, pescando i dai dal foglio Cons, restituisce un Conto Economico (P&L) e uno Stato Patrimoniale riclassificati
• IN BDG: contiene il budget mensilizzato YTD

Il foglio Row, come dicevamo, contiene i dati prelevati da Sap (o da qualunque sistema contabile / Erp). I dati vengono semplicemente esportati in formato Excel o *.txt e vengono tolte le eventuali colonne o righe che non servono. Ciò che è importante, in questo come in tutti gli altri casi esaminati finora, è che i dati devono essere necessariamente inseriti sempre nelle stesse posizioni di colonna rispettando il più possibile l’ordine sequenziale dei campi.

Cosa succede se il foglio Row contiene un conto che non è contemplato nel piano dei conti che abbiamo creato nel foglio Pdc? Semplice: le funzioni SOMMA.SE() non riporteranno alcun valore perché nella lista dei conti mancheranno alcuni conti.

La comunicazione è sempre una spina nel fianco, soprattutto nelle aziende con più di 50 dipendenti e può capitare che venga inserito e alimentato un nuovo conto nel piano dei conti senza alcuna segnalazione a chi deve lavorare al Reporting. Ma la soluzione è relativamente semplice. Per evitare il problema sopra descritto basta usare una formula di tipo CERCA.VERT() che verifichi che il conto della colonna A del foglio Row sia elencato nella prima colonna del foglio Pdc.

Per evitare di visualizzare gli antiestetici “#N/D” verifichiamo con un SE() che la cella della colonna B che stiamo verificando non sia vuota. Poi basterà copiare questa formula fino all’ultima riga non vuota del foglio Row. Se i dati che ci interessano iniziassero alla riga 16, in D16 (o E16) troveremmo la formula: =SE(B16<>"";CERCA.VERT(A16;Pdc!A:A;1;FALSO);"")

In pratica la formula verifica se B16 sia diverso da vuoto (B16<>"") e in caso affermativo esegue il CERCA.VERT().

Il foglio Row ha una serie di dati strutturati in 3 colonne.

• la prima colonna contiene dei testi descrittivi dei capitoli di spesa (gli stessi del Bilancio secondo la IV Direttiva CEE) e le Voci di Costo in formato numerico (esattamente quello che ci interessa per creare delle formule)
• nella seconda colonna vengono riportate le descrizioni testuali di ciascuna Voce di Costo
• la terza colonna contiene gli importi e i totali

È importante notare che, sebbene nella terza colonna vi siano dei totali, in prossimità di questi non vi è alcun codice di Voce di Costo. In altre parole, i totali non verranno sommati nelle successive funzioni degli altri fogli e saremo sicuri di non contare due volte i costi.