Quando i dati sono disposti come abbiamo descritto nei paragrafi precedenti, diventa facilissimo utilizzare le Tabelle Pivot. Gli esempi di questo articolo si trovano nell'area 10. Reporting per centro di costo.

Vale la pena ricordare quali requisiti base devono avere i dati per poter usare questo potente strumento:

• ogni colonna deve contenere sempre e solo un tipo di informazione (per esempio una data o un testo o un valore numerico coerente con la colonna)
• non devono mancare le intestazioni di colonna (tipicamente nella riga 1)
• non possono esistere colonne vuote in mezzo ai dati

Con queste condizioni minime vediamo brevemente come realizzare un efficace Reporting Direzionale. Questo report, ovviamente, potrà essere usato solo da chi è autorizzato a vedere tutti i dati come il CFO, l’Amministratore Delegato o altre figure di questo livello.

Negli altri casi, invece, occorrerà predisporre dei report ad hoc che usino le Pivot ma con una base dati limitata alle aree di interesse dei diversi owner. Rimandiamo al capitolo sulle Pivot per la procedura di creazione e per tutti gli aspetti tecnici: in questo paragrafo ci occuperemo della strutturazione dei dati e del layout al fine di ottenere un report realmente utile e facilmente comprensibile.

La prima cosa da fare è forzare Excel a raggruppare le date nel report per mesi e trimestri. Per questo motivo dobbiamo inserire il campo Date in Riga e nell’area Dati allo stesso tempo: Excel mostrerà tutte le date utilizzate nel report contando il numero di volte in cui esse sono presenti. Questo dato è inutile, ma è necessario per poter procedere al raggruppamento.

Facciamo un clic destro nella pivot e scegliamo Raggruppa e Mostra Dettagli e Raggruppa (con Excel 2007 l’accesso è direttamente a questo menu).

Dal menu di dialogo che appare scegliamo Mesi e Trimestri e confermiamo con Ok.

Spostiamo ora il campo Date nell’area Pagina in modo da lasciare spazio agli altri dati. Selezioniamo le date degli actual disponibili in modo da analizzare il valore cumulativo anno (YTD, cioè Year to Date): nel nostro esempio i dati vanno da gennaio ad aprile.

Nell’area Pagina inseriamo, oltre a Date e Trimestri anche i campi BU, Natura e Owner1.

Nell’area Riga inseriamo i campi Cat1 e Cat2, mentre nell’area Dati trasciniamo i campi Actual e Budget. Di default i due campi dati saranno disposti uno sotto l’altro e questo non è il massimo della comparabilità tra dati. L’ideale per confrontare un consuntivo con un budget o un forecast è disporre i dati in colonna. Per fare questo abbiamo due opzioni:

• fare clic sul campo Dati (che si trova subito dopo le intestazioni Cat1 e Cat2) e spostarlo lentamente verso destra fino a quando la punta dell’icona del mouse non si trova sopra la parola Totale. Se notate bene, il cursore del mouse sposterà il rettangolino blu dall’area Riga all’area Colonna
• fare un clic destro sul campo Dati e, con Excel 2003 e precedenti scegliere prima Ordine e poi Sposta nella colonna; con Excel 2007, invece dovremo scegliere prima Sposta Valori in e successivamente Sposta Colonne Valori

Questa visione consente di valutare come si sta muovendo il Business sulle macro variabili, cioè le Business Unit e le nature di spesa.

Quando si confrontano Budget e Actual, però, non è educato lasciare il calcolo a chi legge il report! Diventa imprescindibile creare due campi calcolati che valutino la differenza assoluta e relativa dei valori Actual rispetto al Budget.

A beneficio di chi è pigro per riprendere il capitolo sulle Tabelle Pivot, vediamo rapidamente come fare. Facciamo un clic sul campo Dati e:

• con Excel 2007 scegliamo Formule nel gruppo Strumenti della scheda contestuale Opzioni. Con le versioni precedenti di Excel dobbiamo necessariamente attivare la barra Tabella Pivot e da qui fare clic sul menu a tendina Tabella Pivot, quindi scegliere Formule
• scegliamo Campo Calcolato e con l’aiuto della casella Campi, inseriamo due formule:
  • la prima si chiamerà Delta_assoluto e sarà data dal calcolo BUDGET-ACTUAL. Quando il consuntivo è più alto del Budget otterremo un segno negativo
  • la seconda la chiameremo Delta_relativo e deriverà dalla prima. Il calcolo sarà: =SE(BUDGET=0;0;(Delta_assoluto)/BUDGET). Questo calcolo evita di visualizzare l’errore #DIV/0! che appare quando dividiamo un numero per zero; quando il Budget è uguale a zero, la formula analizza se Actual è maggiore di zero; in caso positivo la formula inserisce 1 a significare che lo scostamento è del 100% (in realtà sarebbe infinito); in caso negativo la formula inserisce uno 0

Una volta ottenuti gli scostamenti assoluto e relativo, si possono incrociare i dati per verificare dove si registrano gli scostamenti più alti.

Ecco alcune proposte per attirare l’attenzione del management sugli scostamenti più importanti.