Reporting Pack completo con Excel

Questo articolo spiega come impostare un reporting finanziario completo di Stato Patrimoniale, Conto Economico e Flusso di cassa partendo da una semplice estrazione dall'ERP. I file di esempio, dove non esplicitamente specificato, si trovano nell'area Download - esempi e modelli.

Il caso - tratto da un'esperienza reale - è relativo a Op Hop Spa, una società posseduta da un Gruppo multinazionale inglese operante nel settore delle Telecomunicazioni. Op Hop si occupa di acquisto e rivendita di Hardware, Software e servizi di assistenza. La società ha delle partecipazioni strategiche in alcune società minori che, con frequenza trimestrale, spediscono la loro situazione contabile. Da qualche anno è stato implementato Sap come Erp attivando i moduli CO, FI e SD.

Op Hop è quotata presso la Borsa Valori Italiana e per questo motivo ha l’esigenza di produrre annualmente un documento di bilancio conforme e certificato rispetto ai principi contabili italiani. In aggiunta a questo, il gruppo di riferimento chiede un Reporting mensile molto accurato che evidenzi l’andamento della gestione sia sotto il profilo economico che patrimoniale e finanziario. Nell’esempio utilizzeremo un’estrazione standard di Sap per raggruppare le Voci di Costo e produrre un Conto Economico e uno Stato Patrimoniale preliminare. Questi documenti verranno utilizzati poi come base per un’altra cartella che costituirà il Reporting Pack.

Iniziamo con il primo file che si chiama Esempio Estrazione Dati e serve per ordinare e organizzare i dati prelevati da Sap (scarica gli esempi del capitolo Bilancio e Reporting Finanziario  qui). In questo file vi sono 5 fogli:

• Row: contiene i dati grezzi estratti dal sistema informativo. È possibile notare che i dati ripercorrono lo schema concettuale del Bilancio IV Direttiva CEE
• Pdc: è il Piano dei Conti già stato illustrato nell’esempio sull’analisi degli accantonamenti. In questo caso, le verifiche sono molto più accurate
• Cons: è il foglio principale e serve per lavorare i dati grezzi estratti dal sistema informativo
• P&L, BS: è il foglio che, pescando i dai dal foglio Cons, restituisce un Conto Economico (P&L) e uno Stato Patrimoniale riclassificati
• IN BDG: contiene il budget mensilizzato YTD

Il foglio Row, come dicevamo, contiene i dati prelevati da Sap (o da qualunque sistema contabile / Erp). I dati vengono semplicemente esportati in formato Excel o *.txt e vengono tolte le eventuali colonne o righe che non servono. Ciò che è importante, in questo come in tutti gli altri casi esaminati finora, è che i dati devono essere necessariamente inseriti sempre nelle stesse posizioni di colonna rispettando il più possibile l’ordine sequenziale dei campi.

Cosa succede se il foglio Row contiene un conto che non è contemplato nel piano dei conti che abbiamo creato nel foglio Pdc? Semplice: le funzioni SOMMA.SE() non riporteranno alcun valore perché nella lista dei conti mancheranno alcuni conti.

La comunicazione è sempre una spina nel fianco, soprattutto nelle aziende con più di 50 dipendenti e può capitare che venga inserito e alimentato un nuovo conto nel piano dei conti senza alcuna segnalazione a chi deve lavorare al Reporting. Ma la soluzione è relativamente semplice. Per evitare il problema sopra descritto basta usare una formula di tipo CERCA.VERT() che verifichi che il conto della colonna A del foglio Row sia elencato nella prima colonna del foglio Pdc.

Per evitare di visualizzare gli antiestetici “#N/D” verifichiamo con un SE() che la cella della colonna B che stiamo verificando non sia vuota. Poi basterà copiare questa formula fino all’ultima riga non vuota del foglio Row. Se i dati che ci interessano iniziassero alla riga 16, in D16 (o E16) troveremmo la formula: =SE(B16<>"";CERCA.VERT(A16;Pdc!A:A;1;FALSO);"")

In pratica la formula verifica se B16 sia diverso da vuoto (B16<>"") e in caso affermativo esegue il CERCA.VERT().

Il foglio Row ha una serie di dati strutturati in 3 colonne.

• la prima colonna contiene dei testi descrittivi dei capitoli di spesa (gli stessi del Bilancio secondo la IV Direttiva CEE) e le Voci di Costo in formato numerico (esattamente quello che ci interessa per creare delle formule)
• nella seconda colonna vengono riportate le descrizioni testuali di ciascuna Voce di Costo
• la terza colonna contiene gli importi e i totali

È importante notare che, sebbene nella terza colonna vi siano dei totali, in prossimità di questi non vi è alcun codice di Voce di Costo. In altre parole, i totali non verranno sommati nelle successive funzioni degli altri fogli e saremo sicuri di non contare due volte i costi.

Il foglio Pdc, come già detto, contiene il Piano dei Conti, cioè la lista di tutti o quasi tutti i conti patrimoniali ed economici che l’azienda prevede di usare nell’immediato o nel prossimo futuro. Si tratta di una lista completa al 99%, perché può sempre sorgere l’esigenza di aggiungere altri conti: in questo caso basterà semplicemente aggiungere il conto in un qualunque punto del foglio (rispettando ovviamente l’ordine dei campi). Questo foglio è pensato per una riclassificazione di bilancio: ogni conto (sia economico che patrimoniale) è associato a un gruppo. La totalizzazione dei valori avverrà usando proprio questo raggruppamento, così come abbiamo visto nel modello di Analisi degli Accantonamenti trattato in precedenza.

Nella cella E3 la formula che troveremo sarà: =SOMMA.SE(Row!A:A;A3;Row!C:C)/1000

Il foglio Pdc è un foglio intermedio fondamentale per il raggruppamento di conti/Voci di Costo. Esso contiene il massimo dettaglio, ma abbiamo la possibilità di raggruppare i conti in molti modi possibili. Tra questi, un esempio può essere Conti Patrimoniali (BS) e Conti di Natura Economica (PL), come è stato fatto nella colonna F

La chiusura è un momento molto importante nel lavoro di chi si occupa di Controllo di Gestione e occorre fare uno sforzo enorme per assicurarsi che tutto vada per il verso giusto. Evitare di perdere tempo nei controlli e le quadrature consente di focalizzare le risorse intellettuali sull’analisi critica dei dati.

A tal fine, per esempio, si possono creare delle formule che verifichino eventuali anomalie nei dati estratti dal sistema informativo di origine (nel nostro esempio SAP). Una precauzione utile può essere verificare che ciascun conto non sia elencato due volte nel foglio Row. Se così fosse, le formule di SOMMA.SE() prederebbero due volte i dati e questo - salvo casi speciali da tracciare uno a uno - non è corretto.

Nella colonna H eseguiamo questo controllo e la formula che troviamo in H3 esegue questo conteggio: =CONTA.SE(Row!A:A;A3)

Questa formula conta le celle che, nella colonna A del foglio Row, siano uguali al contenuto della cella A3 (cioè alla voce di costo relativa). La formula va copiata fino all’ultima riga non vuota del foglio. Ora può essere utile evidenziare le celle della colonna H che contengono una valore superiore a 1. Queste celle, infatti, indicherebbero quale conto / Voce di Costo è presente più di una volta nel foglio Row.

Per fare questo, usiamo il noto strumento Formattazione Condizionale dal menu Formato. Al di là degli abbellimenti estetici, tuttavia, occorre avere un monitor che ci dica immediatamente se ci sono dei problemi nei dati che abbiamo estratto. Nella riga 1, a questo punto, sarà utile inserire una formula che conti quante celle della colonna H sono superiori a 1. Per questo, la formula da inserire in H1 è: =CONTA.SE(H3:H65536;">1")

Se il valore di questa cella è maggiore di zero, significa che nel foglio Row vi sono uno o più conti ripetuti. Il valore 65536 della formula è un valore di massima. Un piano dei conti dei conti non avrà mai 65536 conti! Se così fosse, ci vorrebbe un esercito di contabili… Per questo, quando consideriamo 2000 righe è già sufficiente e risparmiamo potenza di calcolo.

Un altro accorgimento che vale la pena di adottare è di verificare che il foglio Pdc non contenga duplicazioni di conti. Anche in questo caso alcune Voci di Coso verrebbero contate due volte e avremmo delle squadrature.

Per evitare questo, nella cella G3 inseriamo la seguente formula: =CONTA.SE($A3:$A$2000;A3)

Questa formula conta le celle che, nel range A3:A2000 del foglio Pdc, siano uguali al contenuto della cella A3 (cioè alla voce di costo relativa). Anche in questo caso, la formula va copiata fino all’ultima riga non vuota del foglio. È importante notare l’uso dei riferimenti assoluti: quando questa formula viene copiata nella cella A200, i riferimenti rimangono sempre alle righe dalla 3 alla 2000. Se, per ipotesi, la cella A200 contiene lo stesso valore della cella A3, usando nella formula con un riferimento relativo non ci permetterebbe di rilevare la ripetizione. Il range, infatti, sarebbe diventato A200:A2197. Anche in questo caso è importante creare una formula che rilevi eventuali anomalie.

In G1, troviamo:

=CONTA.SE(A3:A2000;"<>")-SOMMA($G$3:$G$2000)

Una spiegazione è doverosa. La prima parte della formula verifica quante celle della colonna A non sono vuote (“<>”).

Nella colonna A c’è la lista delle Voci di Costo e ipotizziamo la questa lista conti 812 elementi: la prima parte della formula, quindi, restituisce 812. La seconda parte della formula esegue una somma dei valori da G3 a G2000; in G ci sono i CONTA.SE() che, se maggiori di 1 indicano che vi è una o più Voci di Costo duplicate nel foglio Pdc.

Quando non vi è nemmeno una duplicazione, la somma delle celle del range G3:G2000 deve essere uguale al numero di celle non vuote del range A3:A2000, pertanto la sottrazione di queste due formule deve dare come risultato 0. Se vi sono N voci di costo duplicate, questa cella restituirà come risultato N.

Un’ultima considerazione riguardante il foglio Pdc: è molto importante aggiornare costantemente questo foglio e inserirvi le variazioni che intervengono in seguito all’aggiunta di un nuovo conto. La lista comprendere qualunque tipo di movimentazione dei conti, attuale e futura: non vanno riportati solo i conti usati più di frequente!

Il foglio Cons è il cuore della cartella e, forse, la parte più interessante per chi si occupa di Controllo di Gestione. L’obiettivo è la creazione di scritture di rettifica e consolidamento extracontabili, quindi si tratta, fondamentalmente, di un foglio di input che lavora sull’output del foglio Pdc.

Premesso che questo tipo di analisi verrà sviluppata in questo capitolo in un esempio successivo, il foglio prende i dati dal foglio Pdc riclassificandoli, quindi se nel foglio di origine vi sono delle squadrature l’errore verrà riproposto anche nel foglio di destinazione.

Nella colonna A troviamo i codici utili per la presentazione dei dati nel Conto Economico (P&L) di controllo.

Nella colonna B, invece, vi sono i codici dei gruppi di Voci di Costo che consentono alle formule di tipo SOMMA.SE() di sommare i valori del foglio Pdc.

Nella colonna D vi sono le formule SOMMA.SE(). In D4 troviamo:

=SOMMA.SE(Pdc!D:D;B4;Pdc!E:E)

In pratica la formula cerca nella colonna D del foglio Pdc tutti i valori uguali al contenuto di B4 e, quando li trova, somma il valore della stessa riga della corrispondenza trovata, ma nella colonna E.

Nell colonna D troviamo sintetizzati prima i conti di natura economica, poi i conti di natura patrimoniale. Quello che è importante sottolineare è che, comunque sia, la somma totale di questi valori deve sempre restituire 0.

A questo punto occorre fare una precisazione. Il Risultato Economico (perdita o utile) deve essere lo stesso riportato nel Patrimonio Netto (Equity). In formule abbiamo:

• Risultato Economico = Attività - (Passività + Patrimonio Netto)

quindi

• Attività – (Passività + Patrimonio Netto + Risultato Economico) = 0

Questa equazione deve essere mantenuta anche nelle scritture contabili che, come è noto, possono essere di due tipi: scritture tra poste economiche scritture tra poste economiche e poste patrimoniali

Un esempio di scrittura tra poste economiche è lo spostamento di un costo sopra o sotto del margine industriale (gross margin): per esempio, se tra i costi di trasporto generici scopriamo che sono finiti anche dei costi relativi al trasporto della merce che l’azienda vende, è necessario attribuire questo costo al costo del venduto (Cos, Cost of Sales o Cogs, Cost of Goods Sold).

Se questo costo fosse di 100.000 Euro la scrittura contabile sarebbe:

Costo del Venduto 100.000 a Costi di trasporto 100.000

Matematicamente, avremmo:

• Costo del Venduto +100.000
• Costi di Trasporto -100.000
• Impatto economico 0

Le scritture tra poste economiche hanno un impatto economico pari a zero.